Управление совещаниями
О решении
Совещания являются неотъемлемой частью процесса управления организацией, в котором задействованы практически все подразделения. Правильная организация совещаний позволяет своевременно оповестить участников совещания о месте и времени его проведения, ознакомить их с повесткой, определить четкие временные рамки совещания, зафиксировать все принятые решения и довести их до исполнителей. Эффективность организации и проведения совещания непосредственно отражается на качестве исполнения принятых решений.
Система, построенное на базе DocsVision, позволяет эффективно организовать работу по управлению совещаниями. Система предоставляет возможности проводить полный жизненный цикл совещания (подготовка, согласование протокола, рассылка протокола и заданий, контроль исполнения решений). При этом исключается возможный пропуск какого-либо обязательного этапа, и сам процесс проходит строго упорядоченно и по единой для всех схеме, чем обеспечивается единый стандарт проведения совещаний.. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им.
Управление совещаниями — решение, предназначенное для обеспечения эффективной организации совещаний любым сотрудником. При этом автоматизируются процессы подготовки и проведения совещаний: их планирование, ознакомление участников, проведение, согласование протокола, утверждение, выдача заданий на исполнение по протоколу, а также контроль исполнения решений.
Внедрение решения «Управление совещаниями» на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:
- Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
- Удобный и быстрый поиск по любым реквизитам документа
- Сокращение расходов на подготовку и согласование договоров
- Оперативное доведение решений по протоколу до сотрудников
- Эффективный контроль исполнения решений и отчетность по исполнению
- Улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников
- Повышение прозрачности и управляемости предприятия
Сценарии использования решения Управление совещаниями
Система DocsVision может использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов.
Решение «Управление совещаниями» включает в себя:
- Подготовка совещания. На этом этапе ответственным сотрудником определяются основные параметры совещания такие, как тема совещания, дата совещания, место проведения, планируемая продолжительность, повестка дня, состав участников и т.д.
- Рассылка заданий с помощью механизма задач на подготовку к совещанию участникам путем рассылки всем участникам необходимых документов
- На стадии подготовки совещания исключение возможных срывов по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.)
- Создание протокола совещания на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами
- Автоматическая рассылка протокола руководителю на согласование
- Автоматическая рассылка согласованного протокола участникам совещания для исполнения принятых решений по протоколу
- Контроль за исполнением решений совещания, с помощью механизма задач для того, чтобы проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры
- Отчеты по исполнению, формируемые автоматически по любому исполнителю
