Электронный архив
О решении
Решение «Электронный архив» актуально для компаний, которые работают с большим количеством документов (текстовых документов, чертежей, изображений), и бизнес которых зависит от оперативности и качества этой работы. Основная общая проблема, которая приводит компании к необходимости создания архива документов, - это проблема неэффективности бизнеса, которая вырастает из проблемы отсутствия оперативного доступа к необходимым документам, четкого поиска и управления версиями.
Электронный архив предназначен для обеспечения эффективной организации хранения документов различного вида.
Внедрение решения «Электронный архив» на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:
- Удобный и быстрый поиск по любым реквизитам документа
- Автоматический контроль за сроком хранения документа
- Безопасный доступ к архиву из филиалов и удаленных подразделений
- Упорядоченное централизованное хранение всей документации, включая документы филиалов и представительств
- Уменьшение затрат на обработку бумаги, на оборудование, на хранение
Сценарии использования решения Электронный архив
Система DocsVision может использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов.
Решение «Электронный архив» включает в себя:
- Ведение номенклатуры дел - процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
- Списание документов в дела - процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел
- Архивирование дел - производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив
- Передача дел в подразделения - процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях
- Уничтожение документа в архиве - процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение
